Januari 2026 - Release note 1

Nieuwe Functies

Meerdere DBA-beheerders per bedrijf
Bedrijven kunnen nu meerdere teamleden aanwijzen voor het beheren van DBA-rapportages en contractgoedkeuringen. Dit voorkomt dat alles stil ligt wanneer één persoon niet beschikbaar is, en maakt het voor grotere organisaties mogelijk om verantwoordelijkheden beter te verdelen over het team.

Alleen de hoofduser van het FMS kan zichzelf verwijderen, maar alle users in het FMS kunnen nieuwe DBA verantwoordelijken toewijzen.

BTW-tarief instellen per contract en urenstaat
Bedrijven kunnen nu voor elk contract een specifiek BTW-tarief kiezen (21% of verlegd). 0% komt namelijk zelden voor en is alleen door de zzp’er zelf op aanvraag in te stellen. Professionals kunnen ook per regel in hun urenstaat aangeven welk BTW-tarief van toepassing is. Vanaf nu is het dus mogelijk om met zzp’ers werkt met verschillende BTW tarieven. Voorheen was er per bedrijf maar één keuze mogelijk voor iedereen.

Als de zzp’er uren invult, komt automatisch het juiste BTW tarief hier te staan.

Dit wordt dus door de projectverantwoordelijke ingevuld bij het aanmaken van het contract!

LET OP: Wordt het daar verkeerd ingevuld, dan gaat het met declareren dus ook verkeerd.

Wanneer de zzp’er toch een afwijkend BTW tarief selecteert, ziet hij een waarschuwing. Gaat hij toch door, dan komt er een waarschuwing bij de declaratie wanneer de projectverantwoordelijke dit moet goedkeuren. Wordt het toch verkeerd goedgekeurd, dan wordt er alsnog foutieve BTW berekend. Er kan dan een creditfactuur aangevraagd worden waarna de zzp’er opnieuw zijn declaratie kan indienen.

Wil je een bestaand contract wijzigen?

Kies hier de juiste BTW instelling:

Gestructureerde kostensoorten per contract
Bij het opstellen van een contract kunnen bedrijven nu exact aangeven welke declarabele kostensoorten zijn toegestaan, compleet met BTW-tarief en maximumbedrag. Wanneer een professional een declaratie indient, verschijnen deze vooraf ingestelde onkosten als knoppen die ze direct kunnen toevoegen. Dit bespaart tijd en zorgt voor consistentie.

Voor de zzp’er ziet dit er als volgt uit:

Afdwingen van geldig KVK-uittreksel
Bedrijven kunnen nu zelf instellen dat professionals verplicht een geldig bedrijfsuittreksel moeten uploaden voordat er een contract kan worden aangemaakt. Voor eerste contracten moet het uittreksel maximaal 3 maanden oud zijn, voor vervolgcontracten maximaal 12 maanden. Dit zorgt voor betere verificatie en naleving. Het KVK digitale waarmerk wordt door Lance Free automatisch gecontroleerd op echtheid in de KVK database.

Wanneer ingeschakeld geldt het volgende:

• Digitaal gevalideerde uittreksels (via KVK) worden automatisch geaccepteerd

• Niet-digitale uittreksels moeten handmatig worden goedgekeurd in het professionalprofiel

• Voor externe zzp'ers (buiten je netwerk) wordt per contract om bevestiging gevraagd

• Zonder geüpload uittreksel kan er geen contract worden aangeboden

• Het systeem houdt nu automatisch bij wanneer bedrijfsuittreksels verlopen en waarschuwt tijdig, zodat professionals op tijd een nieuw uittreksel kunnen uploaden.

KVK-Uittreksel uploaden op zzp profiel werkt als volgt:

Indien het uittreksel niet digitaal gewaarmerkt is krijg je de volgende foutmelding. Dit komt doordat de Nederlandse KVK’s een digitale sleutel hebben, bij een kopie of een niet-officieel bewijs is deze sleutel niet beschikbaar en wordt het als een niet-geldig document gezien. Vraag dus altijd een officieel KVK-Uittreksel op bij de Kamer van Koophandel.

Notities bij FMS-leden
Bedrijven kunnen nu interne notities toevoegen bij FMS-leden, handig voor het bijhouden van afspraken, voorkeuren of belangrijke informatie die intern gedeeld moet worden.

Uren indienen als zzp’er

Volledig vernieuwde urenstaat editor
De manier waarop uren worden ingevoerd is compleet opnieuw ontworpen. In plaats van door meerdere stappen te klikken, kun je nu alles op één pagina invullen. Je ziet direct wat je invoert en kunt makkelijk schakelen tussen verschillende onderdelen zoals uren, onkosten en bijlagen.

Verbeterde ureninvoer met tijdselectie
Bij het invoeren van uren kun je nu tijd selecteren door te slepen over een kalender. Je ziet direct welke uren al zijn ingevoerd en welke uren niet meer beschikbaar zijn omdat ze al in een andere urenstaat zitten. Dit voorkomt dubbele invoer en geeft overzicht.

Slimme BTW-afhandeling voor internationale opdrachten
De applicatie detecteert nu automatisch het juiste BTW-tarief op basis van de landen waar je en je opdrachtgever gevestigd zijn. Voor BTW-vrijgestelde professionals wordt automatisch 0% BTW toegepast. Bij grensoverschrijdende EU-opdrachten krijg je een duidelijke melding over verlegging van BTW, zonder dat je wordt geblokkeerd.

Declaratie maken na afwijzing of creditering
Na afwijzing of creditering van een declaratie kan er nu eenvoudig een nieuwe declaratie worden aangemaakt op basis van de vorige, wat tijd bespaart bij het opnieuw indienen.

Verbeteringen

Duidelijker onderscheid tussen geweigerde en gecrediteerde urenstaten
Urenstaten die na goedkeuring worden gecrediteerd door de betaaldienst krijgen nu de status "Gecrediteerd" in plaats van "Geweigerd". Dit maakt het verschil duidelijk tussen urenstaten die tijdens de beoordeling worden afgewezen en urenstaten die eerst goedgekeurd waren maar later gecrediteerd worden. Het voorkomt verwarring in de financiële rapportages.

Extra velden voor urenstaten
Bij het bijwerken van urenstaten kunnen nu ook referentienummers en crediteurgegevens worden aangepast, wat betere administratieve aansluiting geeft.

Controle op overlappende uren binnen één urenstaat
Het systeem controleert nu automatisch of er binnen één urenstaat geen overlappende tijdregistraties voorkomen. Dit voorkomt fouten waarbij per ongeluk dezelfde uren dubbel worden opgevoerd.

Datumvalidatie voor urenstaten
Urenstaten kunnen alleen nog worden ingediend voor datums die binnen de contractperiode vallen. Dit voorkomt dat er per ongeluk uren worden ingediend voor periodes buiten het contract.

Voorkom dubbele installatieonderdelen
Bij het aanmaken van installatieonderdelen voor projecten wordt nu gecontroleerd of de naam niet al bestaat (ook niet met andere hoofdletters). Dit voorkomt verwarring en dubbele administratie.

Bedrijven kunnen bedrijfsuittreksels van professionals inzien
Bedrijven kunnen nu de bedrijfsuittreksels van hun professionals bekijken, wat helpt bij verificatie en compliance.

BTW-tarief instellen bij contracten
Bij het aanmaken of bewerken van contracten kun je nu het standaard BTW-tarief kiezen. Dit tarief wordt automatisch voorgesteld wanneer professionals urenstaten maken, maar kan indien nodig worden aangepast.

Betere periode validatie
Bij het kiezen van een periode voor een urenstaat controleert het systeem nu of de gekozen periode binnen de contractdatums valt. Je kunt geen datums kiezen die eerder of later zijn dan je contract, wat voorkomt dat je onbedoeld werk buiten de contractperiode declareert.

Concept urenstaten verwijderen
Je kunt nu concepturenstaten eenvoudig verwijderen als je besluit ze toch niet in te dienen. Dit geeft meer controle en voorkomt rommel in je overzichten.

Verbeterde factuurdetails
In factuuroverzichten zie je nu veel meer details: alle ingevoerde uren per dag, onkosten met BTW-informatie, een complete BTW-specificatie en eventuele opmerkingen en bijlagen. Dit geeft een compleet beeld van wat er gefactureerd wordt.

Alle contracten direct zichtbaar
Standaard worden nu alle contracten getoond zonder datumfilters. Je hoeft niet meer filters aan te passen om al je contracten te zien.