Hoe kan ik een declaratie indienen als zzp’er?

Ga naar ‘Declaraties’ en klik dan op ‘Nieuwe declaratie’.

Werkt het bedrijf met inkoopordernummers? Dan wordt het veld inkoopordernummer rood en verplicht en moet jij als zzp’er die hier bij de eerste stap invullen. 

Wil jij je eigen facturen doornummeren voor je eigen boekhouding? Dan kun jij in de eerste stap een eigen factuurnummer, ook wel ‘eigen referentie’ noteren. Deze wordt dan gepubliceerd op de factuur die de software voor je maakt. 

Bij Lance Free kan je kiezen voor Directe Betaling, wanneer een opdrachtgever jouw declaratie goedkeurt wordt er vervolgens door Lance Free binnen enkele uren uitbetaald. Hiervoor betaal je een bijdrage en ontvang je een inkoopfactuur voor in je administratie. Wil je dit niet gebruiken dan schakel je deze knop uit:

Selecteer vervolgens de periode waarin het werk uitgevoerd is, je kan een weeknummer kiezen, of van datum tot datum selecteren. Let wel op dat je een periode kiest die binnen het contract valt, dit zie je bovenaan door ‘start en eind’.

Vul je gewerkte uren of stuks in

Bij de volgende stap dien je je uren (of stuks prijs) in. Indien je op urenbasis werkt kan je 2 tijdvakken toevoegen op één dag.

Je kan ook notities toevoegen aan de uren of stuks die je indient, deze komen dan ook op de factuur terecht. Op deze manier kan je de hele week vullen.

Let op! De BTW wordt aangegeven door de opdrachtgever per contract, twijfel je eraan of dit klopt, controleer het dan met de opdrachtgever. Wijzig de BTW alleen als je dit zeker weet.

Voer de declarabele kosten in die je extra hebt gemaakt 

Heb je onkosten gemaakt? Dan kun je deze ook invoeren, door in de volgende stap op het plusje (+) te klikken.

Vul de datum en het aantal in. Je kunt hierbij ook nog eventueel een bestand uploaden, bijvoorbeeld een foto van je parkeerbon. Dit doe je door het klikken op het bijlage knopje. Als laatst kan je een notitie toevoegen, zoals bijvoorbeeld een plaatsnaam.

Sommige declarabele kosten zijn onderdeel van het contract en kan je zo aanklikken. Het kan zijn dat andere declarabele kosten incidenteel langskomen en je kan deze toevoegen door op overig te klikken.

Upload eventueel nog een extra bijlage 

In deze stap is het wederom mogelijk om een bijlage toe te voegen. Bijvoorbeeld een foto van een papieren werkbon of een foto van de afgeronde klus. 

Geef eventueel nog extra opmerkingen

Scroll terug naar boven voor een overzicht van je declaratie.

Klik op 'indienen' en je declaratie wordt verstuurd naar de opdrachtgever.

Klik op ‘opslaan als concept’ en je kan achteraf nog dingen wijzigen, hij verstuurd hem nog niet naar de opdrachtgever.

Wil je de status van je declaratie inzien? Dit kun je eenvoudig zien als je teruggaat naar al je declaraties.

Wanneer de declaratie is goedgekeurd wordt er automatisch een selfbilling factuur opgemaakt.

Deze wordt naar het door jou aangegeven mailadres verstuurd en kan je direct inboeken in je administratie als verkoopfactuur.

Hier kan je meer informatie vinden over facturen: ​https://kennisbank.lancefree.app/nl/articles/moet-ik-als-zzper-zelf-factureren-inhuur#factuurnummering